AUDIT SISTEM KEPASTIAN MUTU - Ringkasan

AUDIT  SISTEM  KEPASTIAN  MUTU

 

DEFINISI  :

Menurut  The  International  Standard  For  Terminology  in  Quality  Management,  ISO  8402 :

“Audit  mutu  merupakan  suatu  pengujian  yang  sistematis  dan  independent  untuk  menentukan  apakah  aktivitas  mutu  dan  hasil  sesuai  dengan  pengaturan  yang  direncanakan  dan  apakah  pengaturan  yang  direncanakan  tersebut  diimplemantasikan  secara  efektif  dan  cocok  untuk  mencapai  tujuan.”

TIPE  AUDIT  :

Tipe  audit  dapat  dibedakan  tergantung  dari  pada  obyek  dan  tujuan  audit :

 

1. Internal  dan  Eksternal

Tergantung  pada  siapa  auditornya;  audit  eksternal  dilakukan  oleh  orang  luar  terhadap  perusahaan.  Hasil  audit  sering  dibagi  oleh  perusahaan  yang  diaudit  dan  pelanggan  yang  melakukan  audit.

2. Sistem,  Produk,  Proses,  Lokasi,  dan  Organisasional

Audit  ini  mensyaratkan  keahlian  teknologi  auditor.

3. Garis  dasar  (baseline)  dan  reguler

Baseline  audit,  biasanya  lebih  menyeluruh  dan  intensif.

Regular  audit,  dapat  diperluas  dengan  audit  khusus  atau  audit  ad  hoc  dengan  alasan  kerusakan  yang  banyak,  perubahan-perubahan,  dan  ketersediaan  sumber  daya.

4. Khusus  dan  komprehensif

Audit  khusus  (special  audits),  adalah  terbatas.

Audit  komprehensif  (comprehensive  audits),  mencakup  area-² lain  seperti  akuntansi,  operasi,  pemasaran.

~        Mutu         =          Ukuran  relatif  dari  ke “ baik” an / bagus

~        Sebuah  produk / jasa  yang  baik / bagus  memenuhi  kepuasan  pelanggan:

o   Mutu  rancangan /  quality  of  design  yaitu  tampilannya / Feature

o   Mutu  kesesuaian / quality  of  conformance  yaitu  fungsinya

Biaya  mutu  :

~        Biaya  pencegahan  (prevention  cost)

~        Biaya  penilaian  (appraisal  cost)

~        Biaya  kegagalan  internal  (internal  failure  cost)

~        Biaya  kegagalan  eksternal  (external  failure  cost)

 

Tujuan – nya  pengendalian  terhadap  laporan  biaya  mutu

Manfaat  Audit  Mutu  :

1. Menilai  ketaatan  terhadap  prosedur  pengendalian  mutu  dan  standar  program  mutu.
2. Menilai  proses  pengambilan  keputusan  untuk  keabsahan
3. Menilai  karakteristik  mutu  dari  produk  serta  proses  yang  berkaitan  dengan  spesifikasi  dari  pelanggan  atau  pendesain  melalui  pengendalian  dari  inspeksi  reguler.
4. Memperbaiki  efektivitas  dari  program  manajemen  mutu
5. Mengeksplorasi  penyebab  kerusakan,  keluhan  pelanggan,  dan  masalah  lain.
6. Memperoleh  sertifikasi  formal  dari  program  manajemen  mutu
7. Mengarahkan  dan  memotivasi  staf  dalam  masalah  mutu,  menunjukkan  perhatian  manajemen  untuk  mutu, dan  menciptakan  kesadaran  mutu.
8. Menunjukkan  perhatian  manajemen  untuk  mutu  terhadap  pemasok  atau  pelanggan  serta  memperoleh  perlindungan  terhadap  tuntutan  liabilitas  produk  (product  Liability  Claims)
9. Memperkenalkan  suatu  formalitas  yang  perlu  dan  konsistensi  dalam  program  mutu  usaha  yang  kecil
10. Melakukan  pelatihan  dan  memberikan  pengetahuan  teknis.

 

ISO  10011  menggaris  bawahi  maksud  dan  tujuan  dari  audit  sbb :

1. Menentukan  ketidak  sesuaian
2. Menentukan  efektivitas  sistem  mutu
3. Memberikan  peluang  untuk  perbaikan  sistem  mutu
4. Memenuhi  persyaratan  peraturan
5. Memudahkan  registrasi / pendaftaran  atas  sistem  mutu
6. Menilai  pemasok  dan  memverifikasi  sistem  mutu  pemasok
7. Menilai  dan  memverifikasi  sistem  mutu  perusahaan  sendiri.

Prinsip  audit  mutu  :

1. Auditor  harus  berkualifikasi  dan  independen.
2. Maksud  dan  tujuan  dari  audit  harus  diklarifikasikan  dan  disetujui.
3. Audit  harus  direncanakan  dan  dipersiapkan  secara  memadai.
4. Orang  yang  bertanggung  jawab  atas  aktivitas  yang  akan  diaudit  harus  secara  baik  dan  diberitahukan  sebelum  dan  sesudah  audit.
5. Rencana  audit  dan  laporan  akhir  harus  tertulis.
6. Auditor  harus  menindaklanjuti  (mengaudit  kembali)  tindakan  perbaikan.
7. Penilaian  terhadap  standar  harus  obyektif,  faktual  dan  apabila  mungkin  kuantitatif.
8. Audit  harus  tidak  terlalu  mengganggu  operasi  yang  berjalan.
9. Frekuensi  audit  harus  bervariasi  dengan  kebutuhan  aktual  dan  demikian  juga  intensitas  dan  luas  dari  audit.
10. Kertas  kerja  dan  dokumen-²  lain  dari  audit  harus  disimpan  dalam  bentuk  yang  baik  dan  teratur.
11. Uji  petik  untuk  mengumpulkan  bukti  harus  tidak  memihak  dan  dapat  dipercaya  (sampel  yang  cukup  besar).

Pemisahan  Klien,  Auditor  &  Auditee

 

Klien;  yaitu  manajer  senior  menyewa  seorang  auditor  eksternal  yang  diakreditasi  untuk  mengaudit  sistem  mutu  seorang  pemasok.

 

Auditor;  merencanakan  dan  melakukan  audit  dan  melaporkan  kepada  klien.

 

Auditee;  adalah  orang  yang  bertanggung  jawab  untuk  area  yang  diaudit  dan  memberikan  akses  terhadap  bukti  yang  diperlukan  oleh  auditor.

 

Seorang  auditor  harus  :

1. Mentaati  persyaratan-²,  yaitu  standar  audit,  dan  berkomunikasi  dan  mengklarifikasi  ini  dengan  mitra  audit  yang  lain.
2. Merencanakan  dan  melaksanakan  penugasan  audit  dengan  baik.
3. Mencatat  observasi  dan  melaporkan.
4. Memverifikasi  tindakan  korektif
5. Mengamankan  dokumen  audit
6. memelihara  kerahasiaan
7. Bekerjasama  dengan  auditor  yang  memimpin.

Lead  auditor  harus  :

1. Membantu  dalam  menetapkan  rencana  audit
2. Mewakili  tim  audit
3. Menyampaikan  laporan  audit